Valitusmenettely

1. Johdanto

1.1 Tausta ja tarkoitus

Welzo Limited on sitoutunut tarjoamaan asiakkailleen korkeimman palvelun. Tunnustamme kuitenkin, että voi olla tapauksia, joissa asiakkaamme eivät ole täysin tyytyväisiä palveluihimme. Tämä kattava valitusprosessi on suunniteltu ohjaamaan työntekijöitämme ja asiakkaitamme käsittelemään tehokkaasti ja tehokkaasti asiakkaiden valituksia.

1.2 Selaa

Tämä prosessi kattaa kaikki Welzo Limitedin valitusten käsittelyn näkökohdat varmistaen, että jokaista valitusta käsitellään vakavasti ja ratkaisee nopeasti. Se koskee kaikkia organisaation työntekijöitä ja osastoja.

1.3 Tavoitteet

Tämän prosessin tavoitteet ovat:

• Tarjota jäsennelty ja johdonmukainen lähestymistapa valitusten käsittelyyn.
• Varmistaa, että kaikki valitukset tunnustetaan ja tutkitaan ajoissa.
• Tarjota asiakkaidemme tyytyväisyyttä koskevat päätöslauselmat.
• Valitusten käyttäminen arvokkaana palautteen lähteenä jatkuvaan parantamiseen.

2. Valituksen määritteleminen

2.1 Mikä on valitus?

Asiakkaan tai sidosryhmän tyytymättömyyden ilmaisemiseksi Welzo Limitedin tuotteista, palveluista tai vuorovaikutuksista määrittelee tämän prosessin yhteydessä valituksen. Valitukset voivat liittyä esimerkiksi palvelun laatuun, laskutukseen, viestintään tai muuhun operaatiomme osa -alueisiin.

2.2 Valitustyypit

Valitukset voivat vaihdella luonteeltaan ja laajuudesta, mukaan lukien, mutta rajoittumatta:

• Palveluun liittyvät valitukset
• Laskutus- ja maksusarjat
• Tuotekaupat tai ongelmat
• Viestintäongelmat
• Asiakaspalvelun huolenaiheet

Erityyppisten valitusten tunnistaminen on välttämätöntä niiden tehokkaan käsittelemiseksi.

3. Valitusten vastaanottaminen ja tunnistaminen

3.1 Alkuperäinen kosketus

Asiakkaat, jotka haluavat nostaa valituksen, voivat tehdä niin seuraavien kanavien kautta:

Ota yhteyttä napsauttamalla tätä.

Kirjoita pääkonttori -osoitteeseen:

Welzo Limited - asiakaspalvelujen päällikkö

833, 19-21 Crawford Street,

Lontoo,

W1H 1PJ

3.2 Valituksen tunnustaminen

Valituksen saatuaan Welzo Limited on sitoutunut tunnustamaan vastaanoton 48 tunnin sisällä, mikä vahvistaa, että valitusta tutkitaan. Tämä kuittaus sisältää referenssinumeron seurantaa varten.

3.3 Ajankohtaisen tunnustamisen merkitys

Ajankohtainen tunnustaminen on kriittistä asiakkaan varmistamiseksi, että heidän huolenaiheensa otetaan vakavasti. Se asettaa myös selkeät odotukset valitusten ratkaisuprosessille.

4. Tutkimus ja ratkaisu

4.1 Vaihe 1: Alkuperäinen resoluutio

Alkuperäisen resoluution vaiheen tavoitteena on käsitellä ja ratkaista valitukset mahdollisimman nopeasti. Useimmat valitukset voidaan ratkaista tässä vaiheessa. Prosessi sisältää seuraavat vaiheet:

Vaihe 1: Valitustutkimus

Yksi asiakaspalvelun ryhmästämme tutkii valitusta perusteellisesti ottaen huomioon kaikki asiaankuuluvat tiedot ja kaikki aiemmat kirjeenvaihto.

Yhteydet asiaankuuluvien osastojen kanssa voi olla tarpeen lisätietojen keräämiseksi, mukaan lukien ulkoiset toimittajamme, varastonhallinta- ja testauslaboratoriot.

Vaihe 2: Viestintä

Olemme yhteydessä asiakkaan kanssa havaintojemme ja ehdotetun ratkaisun suhteen.

Tämä viestintä voi tapahtua sähköpostitse tai puhelinkeskustelulla.

Vaihe 3: Tarkkuus

Tavoitteenamme on ratkaista valitukset 10 työpäivän kuluessa tunnustuspäivästä.

Päätöslauselma esitetään yksityiskohtaisesti viestinnässä asiakkaalle.

4.2 Vaihe 2: Kehitys

Jos asiakas ei ole tyytyväinen vaiheessa 1 annettuun päätöslauselmaan, hänellä on mahdollisuus laajentaa valitustaan. Kehitysprosessi sisältää seuraavat vaiheet:

Vaihe 1: Kannustapyyntö

Asiakkaan tulee ilmaista tyytymättömyytensä alkuperäiseen ratkaisuun ja pyydettävään lisääntymiseen.

Tämä pyyntö olisi lähetettävä asiakaspalvelun päällikölle pääkonttorimme osoitteessa tai Ota yhteyttä meihin täällä.

Vaihe 2: Katsaus Management

Asiakaspalvelujen päällikkö välittää laajennetun valituksen asianomaisen osaston johtajalle.

Johtaja tarkistaa valituksen ja alkuperäisen ratkaisun.

Lisätoimenpiteitä voidaan noudattaa valituksen ratkaisemiseksi.

Vaihe 3: Tarkkuus

Tavoitteena on tarjota ratkaisu 10 työpäivän kuluessa lisääntymispäivästä.

Päätöslauselma välitetään asiakkaalle.

4.3 Aikataulut valitusten käsittelemiseksi

Valitusten oikea -aikainen käsittely on Welzo Limitedin ensisijainen tavoite. Seuraavat aikataulut koskevat jokaista vaihetta:

Vaihe 1:

Tavoitteena on tunnustaa valitus 48 tunnin sisällä.

Täydellinen ratkaisu 10 työpäivän kuluessa.

Vaihe 2:

Tavoitteena on tunnustaa laajennettu valitus 5 - 10 työpäivän kuluessa.

Täydellinen resoluutio 10 työpäivän kuluessa.

4.4 Aikarajojen pidentäminen

Joissakin tapauksissa valitukset voivat olla monimutkaisia ​​tai vaatia kolmansien osapuolten panosta, mukaan lukien ulkoiset toimittajamme, varastonhallinta- ja testauslaboratoriot. Tällaisissa tapauksissa voi olla tarpeen pidentää ratkaisua ratkaisua varten. Jos näin tapahtuu, pidämme asiakkaan täysin ajan tasalla edistymisestä, viivästymisen syistä ja uudesta määräajasta.

5. Valitusten tallentaminen ja seuranta

5.1 Valitustietojen merkitys

Kaikki vastaanotetut valitukset kirjataan ja kirjataan:

• Seuraa asiakkaiden kohtaavia ongelmia.
• Määritä parhaat tavat ratkaista ne.
• Tallenna aika heidän kanssaan tekemiseen.

5.2 Valitusten seuranta

Valitusten säännöllinen seuranta on välttämätöntä suuntausten, toistuvien kysymysten tai parannuksen edellyttämien alueiden tunnistamiseksi. Nämä tiedot syöttävät jatkuvia parannuspyrkimyksiämme.

5.3 Jatkuva parannus

Valituksia pidetään arvokkaana palautteena, joka voi johtaa positiiviseen muutokseen Welzo Limitedissä. Pyrimme aktiivisesti oppimaan valituksista ja tekemään parannuksia tulevien tapahtumien estämiseksi.

6. Ulkoinen tuki

6.1 Riippumattoman avun hakeminen

Jos asiakas pysyy tyytymättömänä lopputulokseen tai valituksensa käsittelyyn, heillä on mahdollisuus pyytää riippumattomia neuvoja ja tukea. 

7. Luottamuksellisuus ja tietosuoja

7.1 Asiakastietojen käsittely

Kaikki vastaanotetut valitukset hoidetaan luottamuksellisesti ja tietosuojamääräysten mukaisesti. Asiakastiedot ovat suojattuja, ja vain valitusten ratkaisuprosessiin osallistuvat valtuutetut henkilöstöt ovat pääsy asiaankuuluviin tietoihin.

7.2 Tietosuojamääräysten noudattaminen

Welzo Limited noudattaa kaikkia sovellettavia tietosuojamääräyksiä, mukaan lukien vuoden 1998 tietosuojalaki, varmistaakseen, että asiakastietoja käsitellään turvallisesti ja lakisääteisten vaatimusten mukaisesti.

8. Johtopäätös

Welzo Limited on omistautunut tarjoamaan erinomaista palvelua asiakkaillemme, ja otamme valituksia vakavasti parannusmahdollisuuksina. Tässä valituksissa käsittelyprosessi hahmottaa vaiheittaiset menettelyt varmistaakseen, että jokainen valitus tunnustetaan, tutkitaan ja ratkaisee asiakkaidemme tyytyväisyyttä.

Tämän prosessin seuraamalla pyrimme parantamaan asiakastyytyväisyyttä, ylläpitämään korkeimmat palvelutasot ja parantamaan jatkuvasti toimintoamme arvokkaan asiakaspalautteen perusteella. 

Welzo Limitedissä olemme edelleen sitoutuneita muuttamaan jokaisen asiakkaan kokemuksen positiiviseksi, ja palautteellasi on ratkaiseva rooli tämän tavoitteen saavuttamisessa.